Große Unternehmen haben oft Probleme mit der Verteilung von Marketing-Assets an interne Abteilungen oder regionale Teams, weil die Geschäftsprozesse nie auf den neuesten Stand gebracht wurden, um die Vorteile moderner Tools zu nutzen, und der Instrumentenkasten aus E-Mail, Telefon, Excel und Sync-and-Share-Tools wie Dropbox für die Verteilung veraltet ist.
Verteilung von Marketing-Assets an regionale Teams - zeitaufwändig und fehleranfällig
In großen und globalen Unternehmen wird die Erstellung von Marketinginhalten häufig von in-house Agenturen produziert und verwaltet, oft mit Hilfe externer Dienstleister wie Agenturen, Fotografen, Filmproduktionsstudios usw., und im Allgemeinen von der Marketingabteilung des Unternehmens verwaltet. Nach der Erstellung werden digitale Assets wie Markenfotografien, Broschüren, druckfertige PDFs usw. in einem zentralen Repository wie Dropbox oder Sharepoint gespeichert- wenn Sie Glück haben. Diese Tools bieten rudimentäre Such- und Freigabemöglichkeiten, so dass manuell angeforderte Assets über Sharpoint- und Dropbox-Download-Links freigegeben werden können. So weit… na ja… so gut.
Je größer das Unternehmen und je größer die Zahl der potenziellen Nutzer ist, die regelmäßig Marketingdaten anfordern, desto zeitaufwändiger wird die Verwaltung und Kontrolle angefragter Assets. Standard-Lösungen wie Dropbox oder Sharepoint enthalten keine Funktionen zur Verwaltung der digitalen Rechte und Lizenzen für angeforderte Assets. Es ist nicht möglich, den Zeitraum, die Region und den Kanal (Print, Online, Film) zu kontrollieren, für den das angeforderte Asset einem Benutzer zur Verfügung gestellt wird.
Der größte Zeitfresser ist die manuelle Verwaltung der freigegebenen Inhalte. Oft werden riesige, unübersichtliche Excel-Tabellen verwendet, um den Überblick zu behalten, welcher Benutzer oder welches regionale Marketingteam welche Daten für welchen Zweck angefordert hat oder was mit dem angeforderten Material geschieht, wenn die genehmigten Nutzungsrechte eine weitere Verwendung ausschließen.
Self-Service Portale als integrierte Funktion in DAM Systemen
Für den Medien- und Verpackungsdienstleister Amagoo haben wir als Projektleiter mit der DAM-Lösung des US-Unternehmens Northplains, zusätzlichen Modulen und projektspezifischen Eigenentwicklungen ein Asset Request Management Tool implementiert.
Nutzer aus internen oder externen Teams können nun einfach im DAM nach Marketingdaten suchen, diese sammeln und eine Anfrage zur Nutzung des Assets unter Angabe des Zwecks und der Dauer stellen. Diese Anfragen werden in einer durchsuchbaren Liste im DAM verwaltet und können schnell und bequem mit einem einzigen Klick genehmigt oder abgelehnt werden. Sobald die Anfrage genehmigt ist, erhält der Anfragende einen sicheren Link zum Herunterladen der gesammelten Assets, inklusive Nutzungsrechte. Alle Anfragen werden in einer durchsuchbaren Verlaufsliste verwaltet, so dass Asset-Anfragen und ihr Status (genehmigt oder abgelehnt) zusammen mit der Liste der angeforderten Daten, jederzeit nachverfolgt, und als Berichte für weitere Analysen exportiert werden können.
Der gesamte Anfrageprozess ist nun in das DAM integriert, wo alle Unternehmensressourcen zentral verwaltet werden. Damit entfällt die Notwendigkeit, Anfragen per E-Mail zu verschicken, externe Listen zur Verfolgung der Nutzung zu verwalten und Download-Links manuell per E-Mail zu versenden. Mit diesem vollständig automatisierten Prozess sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern stellen auch sicher, dass die Nutzungsrechte respektiert werden und die Markenidentität des Unternehmens gewahrt bleibt.
